Manuel des procédures de travail

Fondamentaux

Guide de démarrage — les 10 premières minutes

Étapes

1. Ouvrez l'applicationà l'adresse reçue de l'administrateur de votre entreprise (ex. www.odiqms.ro) et cliquez sur Accès clients.
2. Connectez-vousavec l'e-mail et le mot de passe de l'invitation reçue. Si vous n'avez pas de compte, demandez une invitation au responsable qualité.le formulaire « Connexion » avec le logo ODI.
3. Laissez la visite guidée se lancer à la première connexion — elle vous montre les éléments clés un par un. Vous pouvez la relancer à tout moment depuis le bouton ? Guide en bas à gauche.
4. Regardez le Tableau de bord.C'est le « poste de pilotage de la qualité » : les grands chiffres sont l'état de l'entreprise en ce moment, les listes en dessous sont les points qui demandent attention.des cartes avec des chiffres, des listes de retards, des graphiques à barres.
5. Retenez le code couleur— il est le même partout dans l'application (la bande colorée à gauche de chaque ligne) :
   bleu — en coursvert — résolu / conformeambre — attention, échéance procherouge — en retard / problème
6. Recherchez n'importe quoidepuis le champ « Rechercher... » en haut : un code (NC-2026-061), un client, un produit, un fournisseur. Il vous mène directement à l'enregistrement.

Qui voit quoi — les rôles

Fondamentaux

Carte du système — comment les problèmes circulent dans ODI

Le grand flux

Outre le flux des problèmes, trois modules « de maintenance » alimentent les échéances du tableau de bord : Équipements (étalonnages), Compétences (habilitations qui expirent) et Documents (révisions) — SOP-06/07/08.

SOP-01 · la procédure la plus utilisée

Déclarer un rebut ou un défaut

Étapes — l'opérateur

1. Menu → Rebuts / Défauts → le bouton bleu Déclarer un défaut.
2. Choisissez le produit dans la liste. des listes déroulantes simples — vous n'écrivez pas, vous choisissez.
3. Vérifiez la ligne (pré-remplie avec votre ligne), choisissez le type de défaut et saisissez la quantité.
4. Facultatif : ajoutez une photo — une preuve vaut mille mots.
5. Cliquez sur Envoyer le rapport. Voilà — le reste est l'affaire du responsable qualité.

Étapes — le responsable qualité (suivi)

1. Ouvrez le rapport depuis la liste (les lignes En attente demandent une décision).
2. Prenez la décision : rebut (la pièce est jetée), retouche (elle est réparée) ou dérogation(elle est acceptée avec l'accord du client).
3. Renseignez le coût(pièces + main-d'œuvre). Ces coûts alimentent automatiquement le « coût de la non-qualité » du tableau de bord.
4. Si le défaut est grave ou récurrent, cliquez sur Générer une non-conformité — le problème rejoint le flux du SOP-02.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• « Je déclare en fin de poste, de mémoire. »Les quantités de mémoire sont toujours fausses. Déclarez sur le moment — c'est pour ça qu'il n'y a que 4 champs.
• « Je ne déclare pas les petits défauts. »Ce sont justement les petits, répétés chaque jour, qui coûtent le plus sur l'année. Le tableau de bord ne les voit que s'ils existent.

SOP-02 · la colonne vertébrale

Non-conformités et actions correctives (CAPA)

Le parcours d'une non-conformité

Ce même parcours apparaît dans l'application sous forme d'une ligne d'étapes au-dessus de chaque non-conformité — vous voyez toujours où vous en êtes et ce qui suit. La bannière « Étape suivante » vous dit exactement quoi faire.

Étapes

1. Créez : Non-conformités → Signaler un problème. Vous décrivez ce qui s'est passé, choisissez la source (production, réclamation, audit, fournisseur), la gravité (mineure/majeure) et joignez des photos.les champs sont regroupés : « Que s'est-il passé » → « Classification » → « Preuves ».
2. Analysez la cause avec la méthode des 5 Pourquoi: vous demandez « pourquoi ? » jusqu'à 5 fois, jusqu'à atteindre la cause réelle, pas le symptôme. Ex. : pièce rayée → pourquoi ? convoyeur sale → pourquoi ? il n'est pas nettoyé → pourquoi ? il n'est pas au plan de nettoyage — voilà la cause à traiter.
3. Définissez l'action corrective : quoi faire, qui (responsable dans la liste) et pour quand(échéance). Dès cet instant, le retard de l'action apparaît en rouge dans le tableau de bord.
4. Marquez la mise en œuvrequand l'action a réellement été réalisée.
5. Vérifiez l'efficacitéaprès un certain temps (l'application planifie automatiquement une vérification) : le problème a-t-il vraiment disparu ? Ce n'est que si la réponse est « efficace » que la non-conformité peut être clôturée.
6. Clôturez.La ligne passe au vert. Le dossier d'audit vient de gagner une preuve de plus.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• « Je clôture la non-conformité dès que j'ai réalisé l'action. » Impossible — et c'est volontaire. Sans vérification de l'efficacité, vous ne savez pas si vous avez traité la cause ou seulement le symptôme.
• Aux 5 Pourquoi, vous vous arrêtez à la première réponse.« L'opérateur s'est trompé » n'est pas une cause — c'est un symptôme. Demandez encore « pourquoi ? ».
• Des actions sans échéance réaliste. Une échéance impossible devient une ligne rouge permanente dans le tableau de bord. Fixez des échéances que vous pouvez tenir.

SOP-03

Réclamations des clients

Le parcours d'une réclamation

À l'enregistrement, l'application calcule automatiquement l'échéance de réponse. Si vous la dépassez, la ligne passe au rouge dans la liste et dans le tableau de bord.

Étapes

1. Enregistrez : Réclamations → Enregistrer une réclamation. L'ordre des champs, c'est l'histoire elle-même : qui (le client) → quel produit → quel lot → quel motif → quand et par quel canal elle est arrivée.
2. Investiguez : passez la réclamation « En investigation », faites l'analyse des 5 Pourquoidirectement sur la page de la réclamation et, s'il s'agit d'un vrai problème interne, générez/reliez une non-conformité (SOP-02).
3. Répondez au clientet notez la réponse finale + la date d'envoi. Le statut devient « Réponse envoyée ».
4. Renseignez le coût de la réclamation (transport, retri, pénalités) — il alimente le coût de la non-qualité.
5. Si le client demande le format standard : le bouton Rapport 8D génère le document imprimable, pré-rempli à partir de ce que vous avez déjà fait. 8D= le format international en 8 disciplines par lequel l'industrie automobile documente la résolution d'un problème.
6. Clôturez la réclamation quand le client a confirmé.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• « Je résous d'abord, j'enregistre après. »L'échéance de réponse court depuis la réception, pas depuis l'enregistrement. Enregistrez au jour zéro.
• Vous répondez au client sans analyse. Un « nous sommes désolés » sans cause trouvée garantit une deuxième réclamation identique.

SOP-04

Audits internes

Parcours

Étapes

1. Planifiez : Audits → Planifier un audit. Vous choisissez le domaine audité (ex. « Production — montage »), l'auditeur (de préférence indépendant de son secteur) et la liste de vérification (checklist).
2. L'auditeur démarre l'audit le jour convenu — le statut passe « En cours » et la checklist devient active.
3. Parcourez les questions une par une et notez le constat à chacune : conforme non conforme observation.
4. À chaque constat non conforme : un clic sur Générer une NC — et le problème rejoint automatiquement le parcours du SOP-02, avec la source « audit interne ».
5. Terminez l'audit et imprimez le rapport (page imprimable) pour le dossier.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• Un auditeur de son propre secteur.Personne ne trouve objectivement ses propres problèmes. Choisissez un collègue d'un autre service.
• Des constats sans NC.Un constat non conforme laissé seulement dans le rapport meurt là. Générez une NC — c'est à ça que sert le bouton.

SOP-05

Fournisseurs — évaluation et lots non conformes

Étapes

1. Ajoutez le fournisseur : Fournisseurs → Ajouter un fournisseur (nom, catégorie, coordonnées).
2. À un lot problématique : créez une non-conformité avec la source fournisseur et choisissez le fournisseur dans la liste (SOP-02, étape 1). La NC apparaît automatiquement dans son historique.
3. Évaluez périodiquement : sur la page du fournisseur → Ajouter une évaluation (note + commentaires). L'historique des évaluations montre la tendance : s'améliore-t-il ou non ?
4. Décidez du statut: approuvé / suspendu, sur la base de l'historique — pas des impressions.
5. À la réunion avec le fournisseur : Export — la liste de ses NC, prête à poser sur la table.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• Les problèmes fournisseurs se règlent « par téléphone ».Sans NC enregistrée, à la négociation annuelle vous n'avez rien en main.

SOP-06

Documents — procédures, instructions, formulaires

Étapes

1. Créez le document : Documents → Ajouter un document — de zéro (vous chargez votre fichier) ou à partir d'un modèle(vous partez d'un modèle prêt à l'emploi).
2. Donnez-lui un code (ex. PO-01), un titre et, en option, une date de révision — l'application vous préviendra à son approche.
3. Envoyez-le en approbation.Le document ne devient officiel qu'après approbation — jusque-là c'est un brouillon.
4. Aux modifications : vous chargez la nouvelle versionsur le même document. L'ancienne version reste dans l'historique, mais tout le monde ne voit que la version en vigueur.
5. Pour la vue d'ensemble : La matrice des documents — tous les documents, versions et échéances de révision sur une seule page.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• Des versions envoyées par e-mail.L'e-mail est l'endroit où les versions partent en vrille. Le document vit dans ODI, l'e-mail ne transporte que le lien.

SOP-07

Équipements et étalonnages

Étapes

1. Ajoutez l'équipement : Équipements → Ajouter un équipement (code, désignation, emplacement).
2. Après chaque étalonnage : sur la page de l'équipement → Ajouter un étalonnage — la date, le résultat et la date de la prochaine échéance.
3. C'est tout. Désormais l'application compte les jours toute seule et vous prévient dans le tableau de bord avant l'échéance.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• L'échéance gardée dans la tête de quelqu'un.La personne part en congé, pas l'échéance. Le registre est dans l'application, l'alerte est automatique.

SOP-08

Compétences et formations

Étapes

1. Définissez les compétences de votre entreprise dans la nomenclature (ex. « Soudure MIG/MAG », « Conduite de pont roulant »).
2. Complétez la matrice : Compétences → vous choisissez la personne + la compétence + le niveau + la date d'expiration(s'il y a une habilitation).
3. Après chaque formation : Ajouter une formation— qui a participé, quel thème, quelle date. L'historique se construit tout seul.

Ce qui se passe ensuite

SOP-09

Modifications — modifications maîtrisées

Parcours

Étapes

1. Décrivez la modification : Modifications → Ajouter une modification — ce qui change et pourquoi (le motif), puis le type, le responsable et la date prévue.
2. Si la modification découle d'un problème : reliez-la à une non-conformité — on voit la chaîne cause → solution.
3. Envoyez en approbation.Les approbateurs signent électroniquement dans l'application — qui et quand, ça reste écrit.
4. Après approbation : vous mettez en œuvre et marquez la date de mise en œuvre.

Ce qui se passe ensuite

SOP-10 · le moment pour lequel tout le reste existe

Le dossier d'audit et l'auditeur externe

Étapes

1. Menu → Dossier d'audit. Vous choisissez la période (ex. les 12 derniers mois).
2. Cliquez sur Générer. L'application rassemble depuis tous les modules : les non-conformités et leurs actions, les réclamations, les rapports d'audit interne, les évaluations des fournisseurs, le registre des étalonnages, la matrice des documents.
3. Imprimez ou enregistrezle rapport — le format est pensé pour l'œil de l'auditeur.
4. Pour un accès direct : Accès auditeur externe → vous générez un lien temporaire, en lecture seule, que vous envoyez à l'auditeur. Il voit ce qu'il doit voir — rien de plus ; l'accès expire tout seul.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• Vous générez le dossier la veille de l'audit et vous découvrez les lacunes à ce moment-là. Générez-le chaque mois — les lacunes se voient à temps, quand vous pouvez encore corriger.

SOP-11

Administration — utilisateurs, nomenclatures, modules, import

Étapes

1. Utilisateurs : Paramètres → Utilisateurs → Inviter un utilisateur— e-mail + le rôle adéquat (une personne peut avoir plusieurs rôles). La personne reçoit un lien d'activation.
2. Nomenclatures : Paramètres → Nomenclatures — les listes dans lesquelles choisissent les opérateurs : produits, lignes, types de défaut, clients. Gardez-les propres : listes courtes = rapports justes.
3. Modules: Paramètres → Modules — vous activez seulement ce que l'entreprise utilise. Ce qui est désactivé disparaît du menu ; vous pouvez l'activer plus tard à tout moment.
4. Import depuis Excel : chaque module a le bouton Importer depuis Excel — vous téléchargez le modèle, vous le remplissez avec vos données existantes (votre historique), vous le chargez. Vous ne partez pas de zéro.
5. Export: toute liste a un export Excel — pour les rapports demandés en dehors de l'application.

Erreurs fréquentes

• Tout le monde reçoit le rôle de responsable.Les opérateurs avec un rôle de responsable voient (et peuvent toucher) tout. Donnez à chacun le rôle de son travail — c'est à ça que servent les rôles.
• Des nomenclatures avec des doublons (« Rayure » et « rayure »). Les doublons faussent vos statistiques. Un seul nom pour une seule chose.

SOP-12 · là où les données deviennent des décisions

Analyse — ce qui se répète et où vous perdez de l'argent

Étapes

1. Menu → Analyse. Choisissez la période (3, 6 ou 12 mois). Le reste se calcule tout seul.
2. Top des rebuts. Les catégories sont classées par coût, pas par nombre — un rebut à 5 000 pèse plus que dix à 50. Les lignes rougessont celles au-dessus de la ligne des 80 % : c'est là que part l'argent. C'est par là que vous commencez, pas par la fin de la liste.
3. Problèmes récurrents. La même combinaison produit + défaut apparue au moins 3 fois. À partir de trois, ce n'est plus de la malchance — c'est un schéma. Pour chaque ligne rouge, ouvrez une non-conformité(SOP-02) et cherchez la cause. Vous traitez une cause, toutes les occurrences disparaissent d'un coup.
4. Efficacité des actions. Parmi les actions vérifiées, combien ont réellement résolu le problème. Au-dessus de 80 % = vert(le système fonctionne). En dessous, vous traitez des symptômes, pas des causes — approfondissez les « 5 Pourquoi » avant de définir l'action suivante.
5. Tendance. Le défaut qui vous coûte le plus, mois après mois. La question est simple : en hausse ou en baisse ?Si tout ce que vous faites ne le fait pas baisser, vous n'avez pas touché la cause.
6. Réclamations. Le délai moyen de réponse et le pourcentage de réponses parties dans les délais. En dessous de 90 % = carte orange.
7. Imprimer / Enregistrer en PDF.Le rapport porte la date et la période — il devient une preuve pour la revue de direction ou pour l'auditeur.

Ce qui se passe ensuite

Erreurs fréquentes

• Ne regarder que le nombre, pas le coût.Dix rebuts bon marché paraissent plus graves qu'un seul cher — ils ne le sont pas. C'est pour cela que le classement se fait en argent.
• Ne pas renseigner les coûts.Sans eux, l'Analyse perd la moitié de sa force et vous ne pouvez plus dire à la direction combien vous perdez, en argent.
• Lire le classement, hocher la tête et n'ouvrir aucune non-conformité. L'Analyse ne répare rien toute seule. Sans l'étape suivante, le mois prochain vous verrez exactement les mêmes lignes rouges.
• N'y venir qu'une fois par an, avant l'audit. Regardez tous les mois. Les schémas se voient à temps, quand on peut encore agir.

Référence

Glossaire — les termes qualité, en clair

Termes

Non-conformité (NC)nonconformity

Un problème enregistré officiellement — quelque chose est sorti autrement que prévu.

Action correctivecorrective action

Ce que vous faites pour que le problème ne se reproduise plus — pas seulement le réparer maintenant.

CAPA

Le nom « de métier » du registre des actions correctives. Dans ODI : le registre est unique et central.

5 Pourquoi5-Why

Vous demandez « pourquoi ? » jusqu'à 5 fois pour atteindre la cause réelle, pas le symptôme.

Efficacitéeffectiveness

La vérification, après un certain temps, que le problème a vraiment disparu — pas seulement qu'« on a fait quelque chose ».

Rebutscrap

Pièce jetée — inutilisable désormais.

Retoucherework

Pièce réparée et réutilisée.

Dérogationconcession

La pièce n'est pas parfaitement conforme, mais le client accepte par écrit de la recevoir ainsi.

CNQ — coût de la non-qualité

L'argent perdu chaque mois en rebuts, retouches et réclamations — le chiffre du tableau de bord.

Rapport 8D

Le format standard (8 disciplines) par lequel l'industrie — surtout l'automobile — documente la résolution d'un problème pour le client.

Audit interne

Contrôle planifié, réalisé par un collègue indépendant du secteur vérifié, selon une liste de questions.

Étalonnagecalibration

La vérification périodique, en laboratoire, qu'un instrument mesure correctement.

Traçabilité

Vous pouvez à tout moment refaire le fil : qui, quoi, quand, pourquoi — du problème jusqu'à la preuve.

SMQ

Le Système de Management de la Qualité — l'ensemble des règles et des preuves ; ODI est l'endroit où il vit.

ISO 9001

La norme internationale selon laquelle les systèmes qualité sont certifiés ; les « chapitres » cités dans le manuel en sont les articles.